Go sau No-Go: cum decizi rapid dacă o licitație publică merită efortul

Pregătirea unui dosar de ofertă pentru o licitație publică durează între 10 și 80 de ore, în funcție de complexitate. Dacă analizezi 30–40 de licitații pe lună și depui ofertă la 5–8, înseamnă că pierzi timp real pe 20–35 de licitații la care oricum nu câștigi — și uneori nici nu ar fi trebuit să participi.

Problema nu e că nu depui suficiente oferte. Problema e că nu ai un proces clar de filtrat înainte să investești ore.

De ce majoritatea firmelor nu au un Go/No-Go formal

Companiile mici și consultanții independenți iau decizii de participare bazat pe instinct: „pare interesant, trimite-l la ofertare." Firmele mari au departamente dedicate, dar procesul e adesea birocratic și lent.

Ambele extreme au același rezultat: participare la licitații cu șanse mici, irosire de resurse și rată de câștig sub potențial.

Un cadru simplu de evaluare — aplicat în 5 minute, pe baza informațiilor din anunțul SEAP — îți poate dubla rata de câștig fără să crești numărul de oferte depuse.

Cei 5 factori ai unui Go/No-Go rapid

1. Potrivirea tehnică (CPV + obiect)

Primul filtru este cel mai simplu: face parte din ce faci tu în mod obișnuit?

Nu e vorba de capacitate teoretică — e vorba de experiență documentată. Poți câștiga o licitație de servicii IT dacă primele tale referințe sunt din construcții, dar ai nevoie de proiecte similare în portofoliu.

Go: codurile CPV și descrierea obiectului se suprapun cu minim 70% din activitatea ta curentă.

No-Go: ai nevoie de mai mult de 2–3 parteneriate sau subcontractori pentru a acoperi caietul de sarcini.

2. Valoarea estimată vs. capacitatea ta

Valoarea unui contract determină două lucruri: cât câștigai și cât trebuie să demonstrezi că poți face.

Licitațiile mari cer cifre de afaceri mari (de obicei 2× valoarea contractului), capacitate tehnică dovedită la scară similară și uneori garanții bancare care imobilizează capital.

Licitațiile mici sunt adesea ignorate de firmele mari — ceea ce îți oferă o fereastră competitivă.

Go: valoarea estimată este între 40% și 200% din cifra ta de afaceri anuală pe domeniu.

No-Go: valoarea depășește semnificativ scara operațiunilor tale actuale fără un parteneriat solid deja configurat.

3. Termenul de depunere

Factorul cel mai subestimat în decizia de participare.

Un dosar bun de ofertă are nevoie de timp real: studiul caietului de sarcini, clarificări dacă e cazul, pregătirea documentelor de calificare, propunerea tehnică, propunerea financiară. La proceduri complexe, acesta nu se face în 3–4 zile.

Regula practică:

Simplă (sub 50k EUR): 3–5 zile lucrătoare
Medie (50k–200k EUR): 7–10 zile lucrătoare
Complexă (peste 200k EUR): 15–20 zile lucrătoare

Go: ai cel puțin 80% din timpul minim necesar disponibil.

No-Go: termenul de depunere este în mai puțin de 3 zile lucrătoare pentru orice tip de dosar.

4. Competitivitatea în contextul achiziției

Nu toate licitațiile sunt câștigabile, chiar dacă ești calificat tehnic și ai timp.

Câteva semnale că licitația poate fi „direcționată" sau că competiția e dezechilibrată:

Caietul de sarcini conține specificații foarte tehnice care par scrise pentru un furnizor anume
Autoritatea contractantă a mai atribuit contracte similare aceluiași câștigător în ultimii 2–3 ani
Criteriul de atribuire este prețul cel mai scăzut, iar tu nu ești în poziție de cost-lider
Termenul de depunere este neobișnuit de scurt (sub 10 zile pentru proceduri complexe)

Go: nu identifici niciun semnal de direcționare și poți fi competitiv pe criteriul de atribuire.

No-Go: caietul de sarcini pare construit pentru un alt furnizor sau nu poți câștiga pe criteriul principal.

5. Relația cu autoritatea contractantă

Autoritățile contractante au tipare de achiziție. Dacă ai mai lucrat cu o instituție și relația a fost bună, ai avantaj față de un ofertant nou: înțelegi cerințele implicite, știi ce prețuiesc în propunerea tehnică și ai referințe relevante direct la ei.

Invers, dacă o instituție are obiceiul să conteste sau să anuleze proceduri, sau dacă plătește cu întârzieri semnificative — aceasta e informație relevantă pentru decizia de participare.

Go: cunoști sau ai referințe la autoritatea contractantă, sau nu există semne istorice negative.

No-Go: autoritatea contractantă are un istoric de plăți problematice, contestații frecvente sau anulări repetate de proceduri.

Matricea Go/No-Go în practică

Suma punctajelor, pe o scală simplă 1–3 per criteriu:

Potrivire tehnică
- 1 (Slab): sub 50% suprapunere
- 2 (Mediu): 50–70% suprapunere
- 3 (Puternic): peste 70% suprapunere
Valoare vs. capacitate
- 1 (Slab): sub sau peste scara ta
- 2 (Mediu): marginal
- 3 (Puternic): în intervalul optim
Termen disponibil
- 1 (Slab): sub 80% din minim
- 2 (Mediu): 80–100% din minim
- 3 (Puternic): peste minim
Competitivitate
- 1 (Slab): semne de direcționare
- 2 (Mediu): incert
- 3 (Puternic): câmp deschis
Relația cu AC
- 1 (Slab): negativă sau inexistentă
- 2 (Mediu): neutră
- 3 (Puternic): pozitivă / referințe

Scor 12–15: Go — depune ofertă, prioritate ridicată. Scor 8–11: Go condiționat — analizează mai departe, poate cu un partener. Scor 5–7: No-Go — nu justifică investiția de timp.

Cum SEAP Intelligence accelerează decizia

Aplicarea acestui cadru manual la 30–40 licitații pe lună înseamnă câteva ore de analiză. Cu SEAP Intelligence, o parte din această analiză se face automat:

Scorul de relevanță 0–100 reflectă criteriile 1 și 2 (potrivire tehnică + valoare)
Datele despre autoritatea contractantă acoperă criteriul 5 (istoric de achiziții)
Alertele configurate pe prag elimină din start licitațiile cu scor mic

Ceea ce rămâne în seama ta sunt criteriile 3 (termenul — tu știi ce resurse ai disponibile) și 4 (competitivitatea — tu cunoști piața).

Rezultatul practic: în loc să analizezi 40 de licitații de la zero, evaluezi 8–12 pre-filtrate, cu date structurate deja disponibile. Decizia Go/No-Go se ia în 5 minute în loc de 30.

Concluzie

Un cadru de evaluare Go/No-Go nu este birocratic — este o investiție de 5 minute care îți salvează 10–80 de ore pe ofertele nepotrivite.

Cei 5 factori — potrivire tehnică, valoare, termen, competitivitate, relație cu AC — pot fi evaluați rapid pe baza informațiilor din anunțul SEAP. Nu ai nevoie de un dosar complet pentru a lua decizia corectă.

Dacă vrei să reduci volumul de analiză și să intri în procesul de evaluare cu date structurate, încearcă SEAP Intelligence gratuit 14 zile. Primul filtru — scorul de relevanță — îl faci automat.

Citește și:

Articol publicat de Gabriel Cruceanu · Radar Achiziții — blogul despre licitații publice în România